Viele Mitarbeiter sind frustriert über die Gehaltsstruktur in ihren Unternehmen. Sie fühlen sich ungerecht behandelt und haben das Gefühl, Gehaltssteigerungen werden meistens willkürlich vergeben. Eine nachvollziehbare und angemessene Gehaltsstruktur ist wichtiger Bestandteil jeder Firmenkultur und Ausgangsvoraussetzung für eine effektive Personalführung.
Das größte Problem ist in vielen Unternehmen die Abwesenheit einer systematischen Gehaltsstruktur. Die Mitarbeiter verdienen soviel, wie ein Vorgesetzter aus oft nicht näher erläuterten Gründen für richtig befunden hat. Warum dann ein anderer Kollegen mit der gleichen Qualifikation bei gleicher Tätigkeit wesentlich mehr oder weniger verdient, kann eigentlich nicht nachvollzogen werden. Spricht sich das herum, bleiben Neid und Frustration nicht aus, das Betriebsklima wird unnötig belastet.
Auch persönliche Sympathien und Abneigungen bei der Gehaltserhöhung zu berücksichtigen, ist fatal für eine gerechte Gehaltsstruktur. Jeder Personalverantwortliche sollte sich davor unbedingt hüten.
Eine angemessene Gehaltsstruktur muss auch kommuniziert werden, damit sie ihre positive Wirkung entfalten kann. Auch wenn hinsichtlich der Gehälter für die einzelnen Kollegen in den meisten Unternehmen die Pflicht zur Verschwiegenheit besteht, sollte ihnen mitgeteilt werden, wie sich die Gehaltsstruktur zusammen setzt. Sie sollten auch wissen, wie hoch die Gehälter auf der nächsten hierarchischen Ebene ungefähr sind. Nur so sind sie motiviert, diese selbst zu erreichen.
Eine Gehaltsstruktur, die Mitarbeiter zu vollem Einsatz und Engagement motiviert und gleichzeitig auch nicht zu hohe Personalkosten verursacht, muss gründlich geplant werden. Geschäftsführer und Personalleiter sollten gemeinsam ein System entwerfen, das zunächst genau den organisatorischen Aufbau des Unternehmens widerspiegelt. Für jede funktionale Stelle muss ein angemessenes Gehalt gefunden werden, das zum einen der Qualifikation, zum anderen der Verantwortung des Stelleninhabers gerecht wird. Ist so jeder Arbeitsplatz "bewertet", müssen alle Stellen vertikal und horizontal miteinander verglichen werden.
Dabei gilt es Fragen zu beantworten, wie zum Beispiel die, ob es angemessen ist, wenn der Abteilungsleiter doppelt soviel wie die von ihm geführten Sachbearbeiter verdient. Die Gehälter der Sachbearbeiter wiederum müssen angemessen nach Qualifikation und erbrachter Leistung differenziert werden. Entspricht die vorhandene Gehaltsstruktur nicht der geplanten, werden bei Neueinstellungen und Gehaltssteigerungen vorsichtige Korrekturen vorgenommen. Auf dieser Art kann es eine Weile dauern, bevor die beschlossen Gehaltsstruktur tatsächlich umgesetzt worden ist.