Die Struktur der Gehälter in einem Unternehmen sollte auf einer angemessenen Gehaltsstaffelung basieren, die der Qualifikation, der ausgeübten Tätigkeit und dem Leistungsniveau jedes Mitarbeiters gerecht wird.
Als Arbeitgeber weiß man, wie entscheidend es für die Motivation von Mitarbeitern ist, dass das eigenen Gehalt als ausreichend gerecht empfunden wird. Dies impliziert auch, dass gewährleistet ist, dass besondere Leistungssteigerung sich unmittelbar in Form einer höheren Vergütung auswirken. Dabei wird der einzelne Mitarbeiter sein Gehalt nie isoliert beurteilen, sondern immer eine Gesamtbetrachtung vornehmen. Er vergleicht es zum einen mit den ihm bekannten Einkommen in der Branche, aber auch mit Gehältern innerhalb des Unternehmens.
Zwar darf über die Löhne und Gehälter in den meisten Betrieben nicht gesprochen werden, doch ist fast überall allgemein bekannt, wie viel die Kollegen (zumindest ungefähr) verdienen. Stimmt die Gehaltsstaffelung, empfindet der Mitarbeiter, dass sein eigenes Gehalt innerhalb dieser Struktur richtig eingeordnet ist. Wenn er sich zusätzlich sicher sein kann, dass die nächste Gehaltsstufe für ihn durch verstärkten Einsatz zu erreichen ist, kann die Gehaltsstaffelung ein hervorragendes Anreizsystem für mehr Leistung und Loyalität dem Arbeitgeber gegenüber sein. In Personalgesprächen sollten Vorgesetzte auch immer auf die Gehaltsstaffelung hinweisen, um dieses Motivationsmittel optimal einzusetzen.
Ein negatives Beispiel für Gehaltsstaffelung ist die Beamtenbesoldung: Hier wurde lange Jahrzehnte nur nach dem Senioritätsprinzip verfahren, d.h. lange Unternehmenszugehörigkeit wurde unabhängig von der erbrachten Leistung belohnt. Das kann nicht zum Erfolg führen. Vielmehr ist eine effektive Gehaltsstaffelung nur an Kriterien zu orientieren, die für den Betrieb einen Nutzen haben. Die Grundstufen werden nach Qualifikation, Ausbildung sowie der ausgeübten Tätigkeit im Unternehmen gebildet. Idealerweise entsprechen alle Berufseinsteiger genau dem Anforderungsprofil.
Innerhalb der einzelnen Tätigkeitsgruppen gilt es dann, möglichst erfolgsorientierte Kriterien für die Einstufung zu finden. Dies können im Einzelnen beispielsweise sein: Umsatz des eigenen Bereichs, Anzahl der Mitarbeiter, für die Verantwortung getragen wird, Schnelligkeit der Auftragsabwicklung oder auch Kundenbewertungen. Natürlich muss die Gehaltsstaffelung im Wesentlichen auch der hierarchischen Organisation eines Unternehmens entsprechen.
Oft fällt es Personalchefs aus verschiedenen Gründen nicht leicht, eine Gehaltsstaffelung zu erarbeiten und durchzusetzen, die den oben genannten Kriterien entspricht. In diesen Fällen kann der Einsatz externer Unternehmensberater angezeigt sein.