Damit das Tagesgeschäft eines Teams oder einer Abteilung reibungslos abläuft, unterstützt die Teamassistenz Abteilungsleiter und Teamleiter. Sie ist entweder nur für einen Vorgesetzten oder für mehrere Teammitglieder zuständig.
Eine Teamassistentin unterstützt einen oder mehrere Vorgesetzte bei verschiedenen Aufgaben. Dabei übernimmt sie in der Regel klassische Sekretariatsaufgaben. Sie ist für die Korrespondenz mit Kunden und Geschäftspartnern zuständig, bearbeitet verschiedene Dokumente, erstellt sowie prüft Rechnungen und bereitet Besprechungen und Meetings vor. Sie koordiniert die Termine ihrer Vorgesetzten und plant deren Geschäftsreisen. Auch die Reisekostenabrechnung kann in ihren Zuständigkeitsbereich fallen. Eine Teamassistentin erstellt Präsentationen und Statistiken oder prüft sie final für die Teammitglieder. Auch Aufgaben der Büroorganisation und die Planung von Firmenveranstaltungen können zu ihrer Tätigkeit gehören.
Teamassistenten finden in Unternehmen nahezu aller Wirtschaftsbereiche Anstellung. Unternehmensberatungen und Kanzleien kommen ebenso als Arbeitgeber infrage wie große Möbelhäuser, Agenturen oder Einzelhandelskonzerne.
Es führt kein einheitlicher Bildungsweg in die Tätigkeit der Teamassistenz. Je nach Branche können die Voraussetzungen variieren. In einer Unternehmensberatung oder einer Kanzlei kann beispielsweise eine Ausbildung zur Rechtsanwaltsfachangestellten gefordert sein, während in anderen Bereichen der Abschluss einer kaufmännischen Ausbildung erwartet wird. Darüber hinaus gibt es Schulungen von privaten Bildungsanbietern, die gezielt auf die Tätigkeit als Teamassistenz vorbereiten.
Teamassistentinnen sollten wahre Organisationstalente sein, die zudem flexibel und anpassungsfähig sind, da verschiedene Teammitglieder, für die sie zuständig sind, unter Umständen unterschiedliche Anforderungen stellen. Sie sind kommunikativ, selbstständig und belastbar, um auch stressige Phasen professionell zu meistern. Sie pflegen einen sehr guten Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen und verfügen bestenfalls über Fremdsprachenkenntnisse in Englisch. Da viele Unternehmen international tätig sind, kann die Beherrschung jeder weiteren Sprache einen deutlichen Vorteil darstellen.