Vor Beginn eines neuen Arbeitsverhältnisses treffen sich Vertreter des einstellenden Unternehmens mit dem Bewerber. Das Gespräch verfolgt das Ziel, die wesentlichen Eckpunkte des Beschäftigungsverhältnisses zu regeln. Die Punkte betreffen insbesondere das Datum des ersten Arbeitstages, die Höhe des Gehalts und die Anzahl der zu arbeitenden Stunden. Erfolgt eine Einigung, gilt das Arbeitsverhältnis als beschlossen. Zu diesem Zeitpunkt beginnt das Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Der Begriff "Beschäftigungsverhältnis" besitzt eine andere Bedeutung. Das Beschäftigungsverhältnis fängt mit dem Datum der Arbeitsaufnahme an.
Mit der Einigung über die entscheidenden Punkte des Arbeitsverhältnisses schließen die beiden Parteien einen Arbeitsvertrag. Der Vertrag regelt die Rechte und Pflichten von Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Letzter verpflichtet sich dazu, die vereinbarte Leistung zu erbringen. Dafür zahlt ihm der Arbeitgeber das Gehalt. Grundsätzlich besitzen die Parteien Vertragsfreiheit. Sofern keine gesetzlichen Vorgaben oder Tarifverträge gelten, besteht bezüglich des Inhaltes wie auch der Form des Vertrags freie Gestaltung. Das Gesetz verlangt für das Arbeitsverhältnis keinen schriftlichen Vertrag. Mündlich geschlossene Arbeitsverträge gelten gleichermaßen. In diesem Fall bindet der mündliche Vertrag die Parteien an die besprochenen und übereinstimmend beschlossenen Inhalte.
Bei mündlichen Verträgen drohen Komplikationen, wenn sich der Arbeitgeber oder Arbeitnehmer auf eine mündlich beschlossene Vereinbarung beruft. Die entsprechende Partei steht in der Pflicht, die Regelung zu beweisen. Ein Beweis ohne schriftliche Grundlage gestaltet sich schwierig. Das Nachweisgesetz (kurz NachwG) kommt derartigen Problemen zuvor. Der erste Paragraf des Gesetzes legt den Anwendungsbereich fest. Demnach gilt das Nachweisgesetz für alle Arbeitnehmer. Die einzige Ausnahme betrifft vorübergehende Aushilfen mit einer Anstellung von maximal einem Monat. Im zweiten Paragrafen regelt der Gesetzgeber die Nachweispflicht für Arbeitgeber, die mit einem neuen Angestellten einen mündlichen Arbeitsvertrag vereinbaren. Das Nachweisgesetz verlangt vom Arbeitgeber, nach der fristgerechten Ausarbeitung das Dokument zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer zu überreichen.
Unterzeichnen die beiden Vertragsparteien nach den mündlichen Verhandlungen einen schriftlichen Arbeitsvertrag, so entfällt auf Grundlage des vierten Absatzes von Paragraf zwei die Pflicht zu einer weiteren schriftlichen Dokumentation. Voraussetzung ist die Erfüllung von zwei Aspekten. Der Absatz gilt ausschließlich, wenn der Arbeitgeber seinem Angestellten ein Exemplar des Vertrags überreicht. Außerdem fordert der vierte Absatz, dass der Vertrag die in der Nachweispflicht geforderten Angaben enthält. Folgerichtig definiert das Nachweisgesetz die Anforderungen an schriftliche Arbeitsverträge. Die Dokumentation der wesentlichen Vertragsinhalte gemäß des Nachweisgesetzes erfolgt zwingend in schriftlicher Papierform. Eine elektronische Sicherung der Übereinkünfte reicht nicht aus.
Paragraf zwei verpflichtet den Arbeitgeber, innerhalb des ersten Monats nach dem festgelegten Beginn einer neuen Beschäftigung die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich festzuhalten. Im zweiten Satz des Absatzes von Paragraf zwei folgt eine Aufzählung mit zehn von der Nachweispflicht verlangten Punkten. Der erste Punkt fordert vom schriftlichen Dokument die Nennung von Name und Anschrift der Vertragsparteien. Somit betrifft die Vorgabe alle beteiligten Personen: den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer.
Durch die Nennung des Arbeitgebers erhält der Arbeitnehmer Aufschluss über die rechtliche Identität der anderen Vertragspartei. Die Kenntnis über die Identität besitzt insbesondere im Hinblick auf Auseinandersetzungen vor Gericht eine große Bedeutung. Im Falle eines Prozesses gegen den Arbeitgeber nennt der Arbeitnehmer in der Klageschrift die beteiligten Parteien. Unter der Beklagtenbezeichnung gibt er gemäß dem schriftlichen Nachweis Auskunft über die angeklagte Partei.
Durch den ersten Punkt in der Aufzählung des ersten Absatzes von Paragraf zwei des Nachweisgesetzes erkennt der Arbeitnehmer, gegenüber welcher Person ihm gerichtlich wie außergerichtlich Ansprüche zustehen. Bei natürlichen Personen gibt der Arbeitgeber seinen Namen, die volle Anschrift und gegebenenfalls den Namen der Gesellschaft an. Handelt es sich um eine Gesellschaft des bürgerlichen Rechts (kurz GbR), reichen Bezeichnung und Anschrift der Gesellschaft aus. Die mittlerweile anerkannte Teilrechtsfähigkeit der Gesellschaft des bürgerlichen Rechts erfordert keine Aufzählung sämtlicher Gesellschafter. Die Formulierung "Name und Anschrift der Vertragsparteien" schließt im Falle einer juristischen Person die Nennung der Rechtsform des Arbeitgebers mit ein.
Veräußert der Arbeitgeber seinen Betrieb an eine andere Person, liegt ein sogenannter Betriebsübergang vor. In einer solchen Situation gilt Paragraf 613a des Bürgerlichen Gesetzbuches. Der neue Inhaber erhält durch den Paragrafen bei bestehenden Arbeitsverhältnissen die Rechte und Pflichten des bisherigen Arbeitgebers. Dadurch laufen die Arbeitsverhältnisse der Angestellten unverändert weiter. Für den Arbeitnehmer ändert sich lediglich die andere Partei des Arbeitsvertrags. Damit wechselt zugleich die Person, an die sich im Falle einer Auseinandersetzung eine mögliche Klage richtet. Aus diesem Grund ist der neue Betriebsinhaber verpflichtet, den Angestellten seinen Namen beziehungsweise die Bezeichnung des Unternehmens mitzuteilen. Sofern es zu einer Änderung der Anschrift kommt, sind die Mitarbeiter ebenfalls darüber in Kenntnis zu setzen.
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