Auch wenn dem Agile Leadership eine immer höhere Bedeutung zukommt – Führungskräfte mit erweiterter Verantwortung sind essenzieller Bestandteil jeder Unternehmensstruktur und auch ihr Vertreter bzw. ihre Vertreterin spielt eine wichtige Rolle.
Stellvertretende Abteilungsleiter und Abteilungsleiterinnen ersetzen nicht nur den Leiter oder die Leiterin der Abteilung während einer Abwesenheit, sondern entlasten und unterstützen ihn oder sie ebenfalls maßgeblich im Arbeitsalltag.
Die Stellvertreterin arbeitet oft eng mit der Abteilungsleiterin zusammen und ist an Planung und Durchführung von Maßnahmen zur Erfüllung der Abteilungsziele beteiligt. Die damit verbundenen konkreten Tätigkeiten sind abhängig von Art und Funktion der Abteilung. Die Qualitätssicherung hat beispielsweise ein anderes Ziel als der Einkauf und entsprechend unterschiedlich stellt sich die Umsetzung dar.
So ist die stellvertretende Abteilungsleiterin in aktuelle Prozesse und Angelegenheiten involviert, um bei einem Ausfall die Leitung ohne weitere Komplikationen übernehmen zu können und die Abteilungsleiterin kompetent zu vertreten.
Sie ist also in der Lage, das Mitarbeiterteam zu führen, für ein gutes Arbeitsklima zu sorgen und die Personaleinsatzplanung vorzunehmen. Sie setzt sich für die Förderung ihrer Mitarbeiterinnen ein und veranlasst beispielsweise Weiterbildungen oder Trainings. In Abwesenheit der Abteilungsleiterin kann sie eigenständig Probleme in Angriff nehmen und lösen, Entscheidungen treffen und mit der Führungsebene sowie anderen Abteilungen kommunizieren. Bei Ausfall der Leiterin hält die Stellvertreterin die Abteilung am Laufen, nimmt Budgetplanung und Kostenkalkulation sowie weitere administrative und organisatorische Tätigkeiten vor und dokumentiert die betrieblichen Prozesse und Leistungen. Dazu gehört auch die Auswertung relevanter Kennzahlen und die Erstellung regelmäßiger Reportings für die Geschäftsleitung.
Die Stellvertreterin steht der Abteilungsleiterin mit Rat und Tat zur Seite, unterstützt gleichzeitig aber auch das Mitarbeiterteam und ist zum Beispiel im Kundenservice tätig oder arbeitet als kaufmännische Beraterin. Ihr kommt eine Vorbildfunktion zu, weshalb sie auf die Einhaltung der rechtlichen Vorschriften achtet sowie Arbeitsabläufe kontrolliert und überwacht.
Ein stellvertretender Abteilungsleiter ist Mitarbeiter eines hierarchisch strukturierten Unternehmens und kann in Firmen aller Wirtschaftsbereiche tätig sein, die über Abteilungen organisiert sind.
Eine stellvertretende Abteilungsleiterin verfügt über eine ihrem Fachbereich entsprechende Qualifikation. Dies kann eine Ausbildung oder ein Studium in diesem Bereich sein und ist abhängig von dem Fachgebiet, der Größe und dem Verantwortungsbereich der Abteilung innerhalb des Unternehmens. Wichtig sind in jedem Fall ausreichend berufliche Erfahrung, Führungsqualitäten sowie das nötige Engagement für die Position. Kenntnisse in der Mitarbeiterführung sind ebenfalls vorteilhaft.
Ein beruflicher Aufstieg kann sich mit der dauerhaften Besetzung dieser Führungsposition ergeben, beispielsweise im Fall einer Pensionierung der bisherigen Leiterin.
Auch als Stellvertretung sind Führungskompetenzen wie Durchsetzungsvermögen, Kommunikationsstärke und ein sicheres Auftreten essenzielle Qualitäten. Der stellvertretende Abteilungsleiter sollte teamfähig und eigenständig sein, ergebnisorientiert arbeiten und zu fachübergreifendem Denken bereit sein. Wichtige Eigenschaften sind Zuverlässigkeit, Flexibilität sowie Einsatzbereitschaft.