Die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung ist in erster Linie für die Abwicklung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen eines Betriebes zuständig, und damit sehr wichtig für das gesamte Unternehmen.
Die Buchhaltung organisiert, führt und überwacht alle finanziellen Angelegenheiten einer Firma bezüglich derer Mitarbeiter, weshalb es unerlässlich für sie ist, sich umfassend mit allen Fragen des Arbeits- und Tarifrechts, des Lohnsteuer- sowie des Sozialversicherungsrechts auszukennen- und diese Kenntnisse auch stets zu aktualisieren.
Neben der Erstellung sämtlicher Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie der fristgerechten Zahlung von Löhnen und Gehältern an die Arbeitnehmer, sowie Steuern und Sozialabgaben an die jeweiligen Empfänger (z.B. Finanzamt, Versicherungen etc.) ist die Buchhaltung auch für die Bereitstellung von Zahlenmaterial und Geschäftsberichten zuständig. Darüber hinaus pflegt sie Personalstammdaten, führt Jahreslohnkonten und kümmert sich um sämtliche gesetzlich vorgeschriebene Meldeerfordernisse wie z.B. Lohnsteueranmeldungen oder Beitragsnachweise für die Krankenkassen. Außerdem erstellt sie unter anderem Buchungsbelege für die Finanzbuchaltung und kann, je nach Betriebsgröße, auch für die Erstellung von neuen Arbeitsverträgen und für das Ausfüllen von Formularen zuständig sein, die Arbeitnehmer für behördliche Zwecke benötigen.
Falls es zu Lohnpfändungen kommt, werden auch diese von der Buchhaltung bearbeitet. In der heutigen Zeit wird die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung in der Regel von Computern, d.h. von entsprechender Software, unterstützt. Dabei gibt es für jeden Mitarbeiter eines Betriebs ein sogenanntes Lohnkonto, das die frühere Registerkarte aus Papier ersetzt und alle relevanten (finanzbezüglichen) Informationen des jeweiligen Arbeitnehmers enthält. Um die einzelnen Lohnkonten bearbeiten und beispielsweise eine Abrechnung erstellen zu können, muss sich die Buchhaltung mit sämtlichen Lohn- und Gehaltsgruppen auskennen und ihnen die Mitarbeiter zuordnen können. Hierfür sind persönliche Faktoren des Arbeitnehmers, wie z.B.Alter, Qualifikation, Art und Schwierigkeitsgrad der Tätigkeit, Familienstand und so fort, wichtige Kriterien.
All dies kann entweder in einer firmeninternen Buchhaltung stattfinden, oder aber durch einen externen Dienstleister erbracht werden. In beiden Fällen gilt als wichtigstes Grundprinzip das exakte Arbeiten innerhalb der Buchhaltung, da sich selbst kleine Fehler in schwerwiegendere Probleme verwandeln können, sobald die nächste Steuerprüfung ansteht.
Weiterführende Infos zum Thema:
Länger als 6 Wochen krank – Was ist mit dem Lohn?
Kann man den Lohn per Mahnbescheid einfordern?
Die Verschwiegenheitsklausel zu Lohn und Gehalt in Arbeitsverträgen ist unwirksam!