Um als Cateringmanager / Cateringmanagerin tätig sein zu können, benötigt man zunächst eine Ausbildung im Hotel- und Gaststättengewerbe und muss anschließend eine entsprechende Weiterbildung machen. Eine weitere Zugangsmöglichkeit ist das Absolvieren eines betriebswirtschaftlichen oder ernährungswissenschaftlichen Studiums, wobei hier ebenfalls eine Ausrichtung auf das Hotel- und Gaststättengewerbe vorhanden sein muss. Als Cateringmanager / Cateringmanagerin arbeitet man vor allem in Catering-Unternehmen oder in dem Bereich Catering eines anderen Betriebes.
Darunter fallen beispielsweise Hotel-, Restaurant- und Gemeinschaftsverpflegungsbetriebe. Auch eine Metzgerei oder Bäckerei mit entsprechendem Cateringservice ist eine Beschäftigungsmöglichkeit.
Die Hauptaufgabe liegt darin, den Einkauf von Lebensmitteln und die entsprechende fachgerechte Lagerung durchzuführen. Das bedeutet, dass man stets das bestehende Sortiment an Lebensmitteln kontrollieren und entsprechend auffüllen muss. Außerdem obliegt ihm/ihr die Verantwortung für die Funktionstüchtigkeit der Lagerungsstätte.
Dabei kann es sich beispielsweise um ein Kühlhaus handeln, das immer die richtige Temperatur haben muss. Außerdem ist man für den Speiseplan verantwortlich. Je nach Betrieb stellt er/sie ein Menü zusammen beziehungsweise die Speisen, die serviert werden sollen. Dabei richtet sich der Cateringmanager/ die Cateringmanagerin nach der zu beliefernden Personengruppe und achtet darauf, ob beispielsweise bestimmte Kundenwünsche eingehalten werden müssen.
Man achtet zudem auf die Zubereitung der Speisen und organisiert die Auslieferung. Dabei muss stets die Qualität der Speisen kontrolliert werden, sowie die Zubereitungsqualität. Auch nach der Auslieferung müssen die Speisen ansehnlich, appetitlich und schmackhaft sein. Das bedeutet, dass auch der Lieferweg entsprechende Kühlvorrichtungen oder Vorrichtungen zum warm halten der Speisen besitzen muss. Weiter übernimmt der Cateringmanager / die Cateringmanagerin die Verwaltungsaufgaben.
Das heißt, dass er/sie die Kalkulationen durchführt, sowie die Buchhaltung und die Koordination des Personals. Er/sie kümmert sich außerdem um die Akquise von Kunden und um das Marketing. Auch für die Dekoration und den Aufbau des Caterings ist man verantwortlich.