Der Ausfall des Geschäftsführers bzw. der Geschäftsführerin eines Unternehmens ohne vereinbarte Vertretung stellt ein existenzielles Risiko dar, welches vor allem bei größeren Betrieben unter keinen Umständen eingegangen werden sollte. Stellvertretende Geschäftsführer und Geschäftsführerinnen gelten nach außen als vollwertige Unternehmensleitung, lediglich ihre internen Geschäftsführungsbefugnisse sind eingeschränkt.
Der stellvertretende Geschäftsführer ist über einer Geschäftsleiterin angesiedelt, welche die Leitung von Filialen und Zweigstellen von Großbetrieben verantwortet.
Die stellvertretende Geschäftsführerin gilt als Ersatzperson im Fall einer Verhinderung der sogenannten ordentlichen Geschäftsführerin und vertritt diese uneingeschränkt im Außenverhältnis und gemäß der festgelegten Geschäftsordnung bzw. des Gesellschaftsvertrags im Innenverhältnis. Unabhängig von ihren Befugnissen treffen gesetzliche Vorschriften gleichermaßen auf die Stellvertreterin zu, welche demzufolge auch in vollem Umfang haftet und die Erklärung zur Verschwiegenheit teilt.
Ein weiterer Grund für die Bestellung einer stellvertretenden Geschäftsführerin ist deren Einarbeitung in Geschäftsführungsaufgaben, welche sie zukünftig eigenständig bewältigen wird, beispielsweise bei einem geplanten Ruhestand der bisherigen Geschäftsführung.
Die Stellvertreterin ist in ihrer Position verpflichtet, sich über jegliche geschäftliche Handlungen und Bearbeitungen der ordentlichen Geschäftsführerin zu informieren und übernimmt auf diese Weise eine Kontrollfunktion, welche dem Unternehmen zum Beispiel durch rechtzeitige Identifizierung von Fehlern zugutekommt.
Außerdem ist sie ebenfalls für geschäftsführende Aufgaben wie das Kontaktpflege, Controlling und Mitarbeiterführung sowie Finanzplanung und Kostenkalkulation verantwortlich, auf deren Basis Entscheidungen über Investitionen getroffen und Umsatz oder Gewinn prognostiziert werden.
So erarbeitet die stellvertretende Geschäftsführerin Strategien für eine nachhaltige und profitable Weiterentwicklung des Unternehmens, wobei sie Wettbewerbsanalysen und Marktbeobachtungen berücksichtigt. Zudem beschäftigt sie sich mit Maßnahmen zur Erhaltung von Geschäftsbeziehungen und geht auf spezielle Kundenanforderungen ein.
Der stellvertretende Geschäftsführer kann, ebenso wie der ordentliche Geschäftsführer, in Unternehmen aller Wirtschaftsbereiche tätig sein. Besonders in größeren Unternehmen spielt er eine wichtige Rolle. Im Handelsregister wird der stellvertretende Zusatz nicht vermerkt, er unterscheidet sich somit nicht von einem vollwertigen Geschäftsführer.
Um als stellvertretende Geschäftsführerin infrage zu kommen, ist in der Regel ein abgeschlossenes Hochschulstudium im Bereich Management oder einem unternehmensrelevanten Studiengang notwendig. Vorausgesetzt wird ebenfalls fundierte berufliche sowie Führungserfahrung. Ein Masterstudium erhöht die beruflichen Qualifikationen und kann in einer Führungsposition sinnvoll sein.
Ein stellvertretender Geschäftsführer sollte großes Engagement und Führungsqualitäten zeigen. Er ist teamfähig, sozialkompetent und empathisch sowie verfügt gleichermaßen über Durchsetzungsvermögen und ein sicheres Auftreten. Kompetenzen wie Verhandlungsgeschick, ausgeprägte Kommunikationsstärke, Fremdsprachenkenntnisse sowie eine strategische und lösungsorientierte Arbeitsweise sind vorteilhaft. Ein stellvertretender Geschäftsführer übernimmt eine hohe Verantwortung – Motivationsfähigkeit, Eigeninitiative und eine hohe Einsatzbereitschaft sind in diesem Beruf deswegen überaus wichtig.