Verschiedene Softwares gehören in vielen Unternehmen zu den Schlüsseltechnologien. Im Rahmen des Lizenzmanagements bzw. des Software-Asset-Managements (SAM) planen, verwalten und überwachen Lizenzmanager und Lizenzmanagerinnen Softwarelizenzen und deren Nutzung. Da Softwares durch das Urheberrecht geschützt sind, sind Softwarelizenzen notwendig, durch die der Softwarehersteller die Installation und Nutzung unter bestimmten Bedingungen erlaubt.
Ein Lizenzmanager ist für die Einführung, die Pflege und kontinuierliche Weiterentwicklung des Lizenzmanagementsystems verantwortlich. Hierfür überblickt er, welche Software neu beschafft werden muss, welche Softwares aktuell genutzt werden und welche erneuert werden müssen. Um eine Software nutzen zu dürfen, benötigt das Unternehmen eine gültige Lizenz. Diese kann vom Softwarehersteller in unterschiedlichen Umfängen erteilt werden – ein Lizenzmanager identifiziert den konkreten Lizenzbedarf im Unternehmen. Wird eine neue Software beschafft, prüft er daher auch die rechtlichen Rahmenbedingungen der Lizenz. Unter anderem stellt er fest, ob beispielsweise eine Mehrfachnutzung der Software möglich ist oder ob zusätzliche Zugriffslizenzen für Server oder Datenbanken benötigt werden.
Bei sogenannten Audits prüfen die Software-Hersteller, ob eine genutzte Software vorschriftsmäßig lizenziert und dokumentiert ist. Eine Fehllizenzierung kann zu einer Geldstrafe für das Unternehmen führen, während eine Überlizenzierung bedeutet, dass das Unternehmen zu viel Geld für eine Lizenz bezahlt hat. Um dies zu vermeiden, muss ein Lizenzmanager dafür sorgen, dass alles korrekt lizenziert ist. Hierbei kann eine spezielle Software helfen, die den Software-Lizenzbestand mit dem Ist-Bestand installierter Software abgleicht und zusätzlich alle marktüblichen Lizenzmodelle abbildet. Dies kann ebenfalls dabei helfen, eine periodische Lizenzbilanz aufzustellen. Nutzt ein Unternehmen eine solche Software, so fällt die Einrichtung und Pflege dieser ebenfalls in den Aufgabenbereich eines Lizenzmanagers.
Lizenzmanager unterstützen und beraten die Geschäftsführung in Angelegenheiten des Software-Asset-Managements und stellen entsprechende Berichte zur Verfügung. Außerdem schulen sie das Personal bezüglich der verschiedenen Lizenzen und Nutzungsrechte.
Lizenzmanagerinnen finden in Unternehmen nahezu aller Wirtschaftsbereiche Beschäftigung, die im größeren Umfang Software nutzen. Auch Dienstleistungsunternehmen, die auf Software-Asset-Management spezialisiert sind, kommen als mögliche Arbeitgeber infrage.
Der Beruf der Lizenzmanagerin ist kein offizieller Lehrberuf, sodass verschiedene Wege in diese Tätigkeit führen. Häufig übernehmen Lizenzmanagerinnen diese Rolle zusätzlich zu ihrer ursprünglichen Tätigkeit im Unternehmen. Private Bildungsanbieter bieten jedoch gezielte Schulungen an, die die Grundlagen des SAM und des Lizenzmanagements vermitteln.
Lizenzmanager benötigen umfangreiches Wissen über die rechtlichen Rahmenbedingungen von Softwares und deren Lizenzen. Sie müssen in der Lage sein, die generelle Unternehmensphilosophie mit den Anforderungen der einzelnen Fachabteilungen zu kombinieren. Darüber hinaus zeichnen sie sich durch hohes Engagement, Belastbarkeit und Überzeugungsfähigkeit aus.