Wie kann ein Unternehmen Lieferzeiten verkürzen? Wie generiert man Kundenloyalität und welche Maßnahmen sind zur Steigerung des Umsatzes und dem Marktanteil notwendig? Mit solchen Fragen beschäftigt sich das Business-Process-Management (BPM). Geschäftsprozessmanager und Business-Process-Managerinnen entwickeln Konzepte und setzen Strategien zur kontinuierlichen Verbesserung geschäftlicher Aktivitäten sowie Arbeitsabläufe um. Die ganzheitliche Gestaltung und Optimierung der Geschäftsprozesse zielen auf eine Steigerung der betrieblichen Effizienz sowie des wirtschaftlichen Erfolgs eines Unternehmens.
Nach einem ähnlichen Prinzip arbeitet zum Beispiel auch ein Change-Manager oder eine Prozessmanagerin.
Das BPM nimmt nicht nur einzelne Projekte in Angriff, sondern konzentriert sich auf die Optimierung der End-to-End-Prozesse (E2E). Bei diesen werden auch externe Einflussfaktoren wie Lieferantinnen, Subunternehmen oder die Kundschaft berücksichtigt.
Die Business-Process-Managerin stellt Analysen der Ist-Situation an und wertet essenzielle Kennzahlen zur Leistungsmessung, sogenannte KPIs (Key Performance Indicators) aus. Aus den Ergebnissen lassen sich neue Organisationsziele definieren. Für diese entwickelt die Managerin verschiedene Strategien und modelliert Szenarien der Prozessoptimierung wie etwa Verbesserungen des Workflows, Softwarelösungen oder die Gestaltung von Informationsflüssen.
Während der Umsetzung beschlossener Maßnahmen, beispielsweise die Automatisierung bestimmter Tätigkeiten, dokumentiert die Business-Process-Managerin Fortschritte und erstellt Reportings. Zur digitalen Abbildung der Entwicklungen und Organisationsstrukturen nutzt sie spezielle Software, zum Beispiel Tools wie IBM, Pegasystems oder Logix. Außerdem betreut sie die Belegschaft bei der Implementierung neuer Prozesse und hinterfragt die Entwicklungen. Nur so können neue Verbesserungsansätze erkannt und geschäftskritische Probleme behoben werden.
Um die Flexibilität des Unternehmens zu bewahren und die Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig zu sichern, muss die Business-Process-Managerin neue Markttrends und digitale sowie technische Entwicklungen im Blick behalten und in ihre Konzepte mit einbeziehen.
Veränderungen im Tagesgeschäft, der Verwaltung oder internen Kommunikation dürfen die Geschäftsprozesse nicht behindern. Die Business-Process-Managerin arbeitet interdisziplinär zwischen den Bereichen Management und IT und versucht, alle Geschäftsbereiche aufeinander abzustimmen und reibungslose Abläufe zu generieren.
Das BPM wird in Zeiten des rasanten Fortschritts unserer Gesellschaft immer wertvoller und sichert die Konkurrenzfähigkeit von Unternehmen. Business-Process-Manager können daher in allen Bereichen der Wirtschaft tätig sein und arbeiten häufig im Management-Bereich mittelständiger bis großer Firmen.
Eine Business-Process-Managerin hat in der Regel ein wirtschaftliches Studium oder eine gleichwertige technische bzw. kaufmännische Ausbildung absolviert. Geeignete Studiengänge sind zum Beispiel Wirtschaftsingenieurwesen, Business Administration oder Wirtschaftsinformatik mit Schwerpunkt Business-Process-Management. In jedem Fall erfordert die Tätigkeit ein hohes Maß an beruflicher Erfahrung, vor allem im Prozess- und Informationsmanagement. Solche Fachkenntnisse sowie die nötigen Soft Skills können auch über eine Fortbildung erworben bzw. vertieft werden. Gute Englischkenntnisse sind ebenfalls wichtig.
Eine Position im Bereich Management bringt eine hohe Verantwortungsübernahme mit sich. Ein Business-Process-Manager sollte kommunikativ und teamfähig sein sowie Durchsetzungsvermögen und ein sicheres Auftreten besitzen. Er ist selbstständig, verfügt über ein gutes Zahlenverständnis und Analysefähigkeiten sowie eine strukturierte und erfolgsorientierte Arbeitsweise. Für seine Tätigkeit sollte er über aktuelle Entwicklungen informiert sein, kunden- und mitarbeiterorientiert handeln sowie ein wirtschaftliches und technisches Interesse mitbringen. Reisebereitschaft und Flexibilität runden das Profil eines Business-Process-Managers ab.