Die Tätigkeit als Administration-Manager bzw. Administration-Managerin umfasst ein weitläufiges und uneinheitlich definiertes Feld, welches von klassischer Büroarbeit bis hin zu differenzierten Aspekten des Controllings, Marketings oder Vertriebs reichen kann. Kern jener verantwortungsvollen und abwechslungsreichen Aufgabe ist jedoch stets derselbe: die Organisation, Koordination und Optimierung operativer und strategischer Prozesse.
Je nach Aufgabenfeld werden auch abweichende Bezeichnungen wie Business-Administration-Manager bzw. -Managerin oder International Administration-Manager bzw.-Managerin verwendet. Administration-Manager sind nicht mit dem Administrator zu verwechseln, der vielmehr ein Spezialist für IT-Systeme ist.
Als Administration-Manager ist der eigene Verantwortungsbereich von der jeweiligen Branche bzw. vom jeweiligen Unternehmen abhängig. Schwerpunkte liegen hierbei meistens auf der Planung, Verwaltung und Harmonisierung aller Arbeitsabläufe. Üblich ist auch die Spezialisierung auf ein bestimmtes Fachgebiet, etwa zum Finance-Administration-Manager, HR-Administration-Manager oder International Administration-Manager.
Mögliche Aufgaben sind beispielsweise:
Als Schnittstelle und Ansprechpartner für sämtliche beteiligten Divisionen bündelt der Administration-Manager somit alle Arbeitsflüsse und sorgt für deren reibungslosen Ablauf. Prozesskonformität, -effizienz und -transparenz sind allesamt zentrale Indikatoren, für deren Evaluation und Durchsetzung ein Administration-Manager zuständig ist.
Ein Vorteil, welche die Beschäftigung als Administration-Manager mit sich bringt, ist die weit gefächerte Bandbreite an möglichen Arbeitsfeldern. Neben dem gängigen Weg in den Wirtschafts- und Finanzsektor ist etwa auch eine Anstellung in Industrie-, Konsumgüter-, Handels- oder Dienstleistungsunternehmen möglich. Innerhalb einer Firma kann ein Administration-Manager unter anderem den Bereichen des Office-Managements, Rechnungswesens, Einkaufs oder der Logistik tätig sein.
Da der Beruf nicht einheitlich geregelt ist, gibt es mehrere Wege, um Administration-Managerin zu werden. Grundvoraussetzung ist häufig ein abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium, beispielsweise in Business Administration oder verwandten Fachrichtungen. Alternativ kann auch ein Studienabschluss im jeweiligen Branchenfeld den Weg zur Administration-Managerin ebnen – hierzu gehören etwa Logistikmanagement oder Wirtschaftsingenieurwesen. Zusätzlich sollte man ein natürliches Organisationstalent mitbringen. Gleichzeitig sind ausgeprägte Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit für eine Administration-Managerin unabdingbar.