Wenig andere Berufe vereinen so viele Tätigkeiten in einem wie der Auftragsmanager bzw. die Auftragsmanagerin. Grundsätzlich sind sie für die Betreuung und Abwicklung von Kundenaufträgen verantwortlich und übernehmen dahingehend alle anfallenden Aufgaben. Synonyme Bezeichnungen sind Auftragsleiter bzw. Auftragsleiterin.
Ähnliche Berufe sind Abrechnungsmanager, Disponentin, Abteilungsleiter und Projektmanagerin.
Die vollständige Betreuung der Kunden ist die Hauptaufgabe der Auftragsmanagerin. Entsprechend stellt sie das Bindeglied zwischen Kundschaft und Unternehmen dar und repräsentiert die Firma somit nach außen. Sie wickelt Kundenaufträge hinsichtlich ihrer kaufmännischen und technischen Aspekte ab. Dazu zählen der Auftragseingang mit Mengenangabe, die Angebotskalkulation mit Terminangabe und Lieferung, aber auch die Ermittlung produktspezifischer Materialien oder Funktionen.
Bei Problemen und Unklarheiten setzt sich die Auftragsmanagerin für die Belange der Kunden ein und versucht Lösungen zu finden. Dafür koordiniert sie in Absprache mit der Logistik oder Produktionsabteilung die Verfügbarkeit, Anzahl und Qualität von Waren oder Dienstleistungen. Dabei achtet sie darauf, dass das Unternehmen wirtschaftlich agiert. Im Kundengespräch berät sie sie hinsichtlich ihrer Wünsche und möglicher Alternativen, wenn diese nicht umsetzbar sind. Intern stellt sie sicher, dass allen Abteilungen die Mittel zur Verfügung stehen, um den Auftrag abwickeln zu können. Zusätzlich ist die Auftragsmanagerin für die Dokumentation aller Vorgänge zur Auftragsbearbeitung verantwortlich. Entsprechend nimmt sie auch Reklamationen entgegen und bearbeitet diese.
Der Auftragsmanager arbeitet in Unternehmen und Betrieben aller Branchen, die etwas produzieren oder eine Dienstleistung anbieten. Dies können sowohl kleine, mittelständische, aber auch große internationale Unternehmen sein. Potenzielle Branchen sind beispielsweise Handel, Automobilindustrie, E-Commerce und Handwerk.
Je nach Größe des Unternehmens qualifizieren unterschiedliche Ausbildungswege und Qualifikationen zur Arbeit als Auftragsmanagerin. Dementsprechend sind die Anforderungen in großen Betrieben meistens auch höher als in kleinen. Eine Möglichkeit, um im Auftragsmanagement zu arbeiten, ist die klassische Ausbildung in einem kaufmännischen oder technischen Beruf wie Industriekauffrau, Speditionskauffrau oder Mechatronikerin mit entsprechender Zusatzqualifikation im jeweils anderen Bereich. Jobchancen in einem mittelständischen Unternehmen haben meist solche Mitarbeiterinnen, die einschlägige Berufserfahrung mit einer Weiterbildung zur Technikerin oder Fach- bzw. Betriebswirtin haben. Diese dauern meist zwei Jahre in Vollzeit. Diese Qualifikationen reichen in großen Unternehmen nicht mehr. Sie erwarten eher ein abgeschlossenes (duales) Studium in Ingenieurwesen mit branchenspezifischem Schwerpunkt wie Technik, Logistik oder Fahrzeugbau.
Fort- und Anpassungsmöglichkeiten bieten kaufmännische Bereiche, Qualitätsprüfung, spezielle Verfahrenstechniken sowie Seminare für Führungs- und Kommunikationsfähigkeiten.
Als Führungskraft benötigt der Auftragsmanager eine Reihe von zwischenmenschlichen Fähigkeiten wie Empathie, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsvermögen. Er handelt kunden- und serviceorientiert und kann sowohl selbstständig als auch im Team arbeiten. Weiterhin zeichnet er sich dadurch aus, dass er strukturiert, flexibel und problemlösungskompetent ist, aber auch unternehmerisch denkt und ein gutes Durchsetzungsvermögen mitbringt. Gerade in großen und internationalen Unternehmen sind verhandlungssichere Fremdsprachenkenntnisse mindestens in Englisch ein Muss. Gleichzeitig erwarten diese Arbeitgeber häufig auch eine hohe Reisebereitschaft, um internationale Kunden vor Ort betreuen zu können.