Bei Chefarztsekretären und Chefarztsekretärinnen handelt es sich um Arztsekretäre bzw. Arztsekretärinnen, die die Organisation des Chefarztsekretariats zur Aufgabe haben. Sie entlasten Chefärzte und Chefärztinnen, indem sie organisatorische und administrative Aufgaben wahrnehmen. Beispielsweise kümmern sie sich um die Terminplanung und übernehmen die Korrespondenz. Anders als Sekretäre bzw. Sekretärinnen, die in anderen Bereichen tätig sind, sollten Chefarztsekretäre und Chefarztsekretärinnen über grundlegendes medizinisches Wissen verfügen, um den Patienten und Patientinnen kompetente Auskünfte geben zu können.
Eine Chefarztsekretärin hat die allgemeine Organisation des Chefarztsekretariats zur Aufgabe und nimmt vor allem administrative Aufgaben wahr. Unter anderem ist sie für die Terminplanung zuständig und erledigt den Schriftverkehr. Sie nimmt Anrufe entgegen und steht für Fragen zur Verfügung. Zudem erstellt sie Berichte, Gutachten und Arztbriefe und steht im Kontakt mit Ärzten und Patienten. Die Organisation von Konferenzen, Tagungen, Sitzungen und Events sowie deren Vorbereitung und Nachbereitung gehören zu ihren Aufgaben. Darüber hinaus organisiert die Chefarztsekretärin interne und externe Fortbildungen für die Mitarbeiter des Krankenhauses oder der Arztpraxis.
Chefarztsekretäre sind im Gesundheitswesen beschäftigt – überall dort, wo es auch Chefarztstellen gibt. Dementsprechend arbeiten sie vor allem in Krankenhäusern, Kliniken, medizinischen Versorgungszentren und größeren Arztpraxen.
Um als Chefarztsekretärin tätig sein zu können, sind üblicherweise eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, die zur Arbeit als Sekretärin qualifiziert, sowie Berufserfahrung im Gesundheitswesen erforderlich. Unter anderem eignen sich hierfür die folgenden Ausbildungen:
In einigen Fällen ermöglicht auch eine abgeschlossene Ausbildung zur Medizinischen Fachangestellten (MFA) den Einstieg in diesen Beruf. Zudem existiert eine direkte Weiterbildung zur Chefarztsekretärin. Die Voraussetzung, um zu dieser zugelassen zu werden, ist in der Regel eine abgeschlossene Ausbildung im medizinischen oder kaufmännischen Bereich. Unter anderem werden in der Weiterbildung zur Chefarztsekretärin folgende Inhalte vermittelt:
Wer beruflich aufsteigen möchte, hat die Möglichkeit, eine kaufmännische Weiterbildung zu absolvieren, beispielsweise zur Fachwirtin im Gesundheits- und Sozialwesen. Auch ein Studium kann neue Karrierechancen schaffen. Hierfür bietet sich der Studiengang Gesundheitsmanagement und Gesundheitsökonomie an. Mit genügend Berufserfahrung und entsprechenden Schulungen und Fortbildungen ist Chefarztsekretärinnen ein Aufstieg zur Praxisleitung möglich.
Für ihre Arbeit im Sekretariat sollten Chefarztsekretärinnen vor allem Organisationstalent und Kommunikationsstärke mitbringen. Um den Patienten Auskünfte geben zu können, ist grundlegendes medizinisches Wissen erforderlich. Auch Empathie, Dienstleistungsorientierung, Teamfähigkeit und ein freundlicher Auftritt sind für die Arbeit in diesem Beruf wichtig. Zudem sollte eine Chefarztsekretärin über gute EDV-Kenntnisse verfügen.