Auch ein Stadtoberhaupt kann nicht immer all seinen Pflichten nachgehen, schließlich kann er oder sie nicht überall gleichzeitig sein. Dessen Aufgaben werden dann von stellvertretenden Bürgermeistern bzw. stellvertretenden Bürgermeisterinnen übernommen. Diese rekrutieren sich in der Regel aus dem Stadtrat, mancherorts auch als Gemeinderat bezeichnet. Somit ist die Stellvertretung eines Bürgermeisters oder einer Bürgermeisterin normalerweise ein Stadtrat bzw. eine Gemeinderätin.
Alternativ wird oft auch die Bezeichnung Vertreter bzw. Vertreterin des Bürgermeisters bzw. der Bürgermeisterin verwendet.
Stellvertretende Bürgermeister sind zumeist verbeamtet und weiterhin normal als Politikerin tätig.
Nicht immer kann ein gewählter Bürgermeister seinen Aufgaben nachgehen. Man spricht dann davon, dass er verhindert ist. Übliche Gründe sind etwa Urlaub oder Krankheit. Gleichermaßen muss ein Bürgermeister auf seine Verantwortlichkeit verzichten, wenn Befangenheit vorliegt. Ebenso kann es etwa vorkommen, dass er sich im Zuge eines diplomatischen Besuchs auswärtig befindet und daher innerstädtische Pflichten nicht wahrnehmen kann. In all jenen Fällen springt dann seine Stellvertretung ein.
Es ist üblich, dass ein Bürgermeister von mehreren Personen vertreten wird – es gibt in den meisten Städten also mehrere stellvertretende Bürgermeister. Wie viele vorgeschrieben sind und wie deren Hierarchie geregelt ist, wird in der jeweiligen Stadtverfassung festgesetzt. Normalerweise existiert zwischen den verschiedenen Stellvertretern eine feste Rangfolge. Man spricht dann vom ersten stellvertretenden Bürgermeister, zweiten stellvertretenden Bürgermeister, dritten stellvertretenden Bürgermeister, und so weiter.
Sollte ein stellvertretender Bürgermeister seine Ersatzfunktion ausführen müssen, vollführt er all jene Tätigkeiten, die sonst dem Bürgermeister obliegen. Beispiele hierfür sind:
Wenn der Bürgermeister nicht verhindert ist, sind seine Stellvertreter regulär als Stadtrat tätig und nehmen hier an allen Stadtratssitzungen teil. In größeren Städten gibt es mehrere Bürgermeister: Einem Oberbürgermeister unterstehen dann weitere Bürgermeister, die für ein bestimmtes Fachgebiet verantwortlich sind, zum Beispiel als Baubürgermeister. Diese sind dann häufig auch Stellvertreter des Oberbürgermeisters.
In kleineren Städten ist der Beruf des stellvertretenden Bürgermeisters ein Teilzeitjob, mitunter gar ehrenamtlich. Er geht dann weiterhin seiner eigentlichen Profession nach.
Der Stellvertreter des Bürgermeisters arbeitet für eine Stadt oder eine Gemeinde. Im Arbeitsalltag hält er sich meist in seinem Büro im Rathaus auf, aber nimmt auch auswärtige repräsentative Pflichten wahr.
Ein Stadtrat oder Gemeinderat wählt die Stellvertreterin bzw. Stellvertreterinnen der Bürgermeisterin aus seiner Mitte. Stellvertretende Bürgermeisterinnen werden nach jeder Neuwahl der Stadträtinnen neu bestellt, somit überschneiden sich deren Amtszeiten. Um Stadträtin zu werden, gibt es keine Beschränkungen bezüglich Ausbildung oder Abschluss. Die genauen rechtlichen Bestimmungen, etwa zu Mindestalter und Höchstalter, werden von jedem Bundesland oder gar jeder Gemeinde unterschiedlich gehandhabt.
Stellvertretende Bürgermeisterinnen sind häufig Berufspolitikerinnen, aber können ebenso als Quereinsteigerin in die Politik einsteigen und haben dann etwa einen Hintergrund in Privatwirtschaft oder Justiz. Anders als in der Bundespolitik und Landespolitik ist es auf kommunaler Ebene möglich, parteilos zu agieren.
Eine stellvertretende Bürgermeisterin springt dann ein, wenn sie gebraucht wird. Aufwärmzeit gibt es nicht, im Krankheitsfall der Bürgermeisterin muss sich die Stellvertreterin kurzfristig auf ihre neue Rolle einstellen. Daher stellt Flexibilität eine überaus wichtige Eigenschaft dar. Bei der Übernahme von Amtshandlungen agiert sie idealerweise organisiert, gewissenhaft und überzeugt obendrein mit einem sympathischen und einnehmenden Auftreten.