Payroll ist die englische Bezeichnung für Lohnbuchhaltung bzw. Gehaltsbuchhaltung. Durch die steigende Flexibilität der Arbeitsverhältnisse nimmt die Bedeutung von Payroll-Managern und Payroll-Managerinnen immer weiter zu. Ebenso gewinnen deren Aufgaben im Bereich Personalsachbearbeitung kontinuierlich an Komplexität und werden für Unternehmen umso wichtiger, denn zwischen Beschäftigten mit flexiblen Arbeitszeiten, Freelancern, Personalverleih und Mitarbeitern auf Abruf gilt es den Überblick in HR-Prozessen zu behalten und rechtliche Normen zu berücksichtigen.
Payroll-Manager und Payroll-Managerinnen verantworten meist als Abteilungsleiter die gesamten Payroll-Prozesse in einem Unternehmen und betreuen Associates wie Lohn- und Gehaltsbuchhalter und Personalsachbearbeiter.
Eine Payroll-Managerin gewährleistet die korrekte Durchführung monatlicher Entgeltabrechnungen aller Mitarbeiter eines Unternehmens und achtet dabei auf die Einhaltung aller sozialversicherungsrechtlicher, lohnsteuerrechtlicher sowie arbeitsvertraglicher Vorgaben. Sie ist für die Personaladministration und Stammdatenpflege zuständig und verwaltet relevante Daten und Lohnkonten mittels geeigneter Personalmanagementsysteme wie beispielsweise SAP-Software. Dazu gehören die Pflege und Kontrolle der Zeitwirtschaft und Stammdatenerfassung unter Einhaltung der Datenschutzbestimmungen.
Sie erstellt zudem Dokumente und Bescheinigungen sowie sorgt für die korrekte Abwicklung von Einstellungs- und Versetzungsprozessen, der betrieblichen Altersvorsorge oder von Elternzeiten. Sie ist verantwortlich für das Meldewesen und steht in Korrespondenz mit externen Schnittstellen wie Krankenkassen, Ämtern, Sozialversicherungen und anderen Behörden. Außerdem ist die Payroll-Managerin auch interne Ansprechpartnerin für Mitarbeiter und Führungskräfte und betreut diese in allen abrechnungsrelevanten Fragen oder steuerrechtlichen und versicherungstechnischen Problemen.
Als Managerin obliegt ihr die fachliche Führung des Bereichs Payroll. Sie bringt ihre Fachkenntnisse im Bereich Lohn und Gehalt zur Weiterentwicklung und Verbesserung der Payroll-Abläufe und des Personalmanagements mit ein und arbeitet im Team aktiv an der Optimierung der HR-Prozesse.
Payroll-Manager finden in allen größeren Unternehmen sämtlicher Wirtschaftsbereiche eine Anstellung. Als Manager übernehmen sie die fachliche Führung der Payroll-Bereiche oder -Abteilungen und können von produzierenden bis Dienstleistungsunternehmen in den verschiedensten Branchen tätig sein.
Vielerorts ist eine erfolgreich absolvierte kaufmännische Ausbildung ausreichend, um eine Stelle als Payroll-Managerin wahrzunehmen. Vorteilhaft und in manchen Fällen erforderlich ist ebenfalls ein Studium in Personalmanagement oder in einem betriebswirtschaftlichen Bereich mit themenspezifischen Qualifikationen oder Weiterbildungen. In jedem Fall sollte die Bewerberin über ausreichend Berufserfahrung im Gebiet Lohn und Gehalt verfügen, da sie eine leitende Position übernimmt und es ihre Aufgabe ist, andere Mitarbeitende zu betreuen.
Ein Payroll-Manager ist eine kommunikationsgewandte Person, die gerne mit anderen Menschen zusammenarbeitet. Hier werden dann in der Regel auch sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift erwartet. Neben seinem berufsspezifischen Fachwissen sollte er eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise aufweisen. Eigenverantwortlichkeit und Organisationsfähigkeit qualifizieren ihn zu einem kompetenten Leiter seines Arbeitsbereichs.
Zudem strebt der Payroll-Manager ein leistungsorientiertes Arbeiten an und kann im Team Lösungswege erarbeiten und neue Maßnahmen entwickeln. Hierbei ist eine Affinität zu Zahlen vorteilhaft. Außerdem setzt der tägliche Einblick in Personaldaten der Mitarbeiter eine besondere Verschwiegenheit und Loyalität voraus.