Das Personalcontrolling ist ein Teilbereich des Personalmanagements, in dem die Planung und die Steuerung der Personalarbeit und der Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter im Fokus stehen. Personalcontroller und -controllerinnen (bzw. HR-Controller und -Controllerinnen) kümmern sich um ein optimiertes Verhältnis von Aufwand und Ertrag im Personalbereich, um dort die Effizienz zu optimieren.
Zu den Aufgaben eines Personalcontrollers gehört es, alle Daten eines Unternehmens zu sammeln, die für das Personalwesen relevant sind. Diese analysiert er anschließend mithilfe von Kennzahlen, die er zuvor festgelegt hat. Kennzahlen können beispielsweise das Durchschnittsalter der Mitarbeiter oder der Frauenanteil sein. Die Daten bereitet er so auf, dass sie als Grundlage für Planungen dienen können. Beispielsweise erarbeitet der Personalcontroller mithilfe der Daten die Personalplanung und das Personalbudget.
Zu den weiteren Aufgaben eines HR-Controllers gehört die Erstellung von sogenannten HR-Reportings, in denen über wichtige Kennzahlen informiert wird. Diese werden sowohl für die Monatsabschlüsse als auch für die Quartals- und Jahresabschlüsse angefertigt.
Darüber hinaus ist der Personalcontroller ein wichtiger Ansprechpartner für einige Unternehmensbereiche wie das Rechnungswesen, das Controlling und den Vertrieb. Diese berät er bei Anliegen hinsichtlich der Personalkosten.
Außerdem sorgt er für die Transparenz der Personalkosten und anderen personalwirtschaftlichen Maßnahmen und berechnet Personalrückstellungen. Auch die Erstellung von Personalstatistiken, zum Beispiel zu Personalrisiken, zum Bildungsbedarf oder zur Personalplanung, gehört zu seinem Arbeitsalltag. Aus den Unternehmenszielen leitet er Personalziele ab und formuliert sie in Form von Soll-Werten. Diese vergleicht er mit den aktuellen Ist-Werten, woraufhin er die Unterschiede analysiert und dokumentiert.
Zusätzlich gehören auch Aufbau und Pflege von EDV-gestützten Systemen zum Aufgabenbereich eines HR-Controllers.
Das Personalcontrolling lässt sich in die Bereiche des Effektivitäts-, Effizienz- und Kostencontrollings aufteilen. Das Effektivitätscontrolling untersucht, ob die Personalarbeit einen Beitrag zum Erfolg des Unternehmens leistet, während HR-Controller im Effizienzcontrolling den Einsatz der Ressourcen betrachten und ihn mit den entsprechenden Ergebnissen vergleichen. Das Kostencontrolling beschäftigt sich mit der Planung des Budgets.
Die Aufgaben eines Personalcontrollers hängen stark von dem Unternehmen ab, in dem er tätig ist. In größeren Unternehmen gibt es für das Personalcontrolling (mindestens) eine eigene Stelle, während das Aufgabengebiet in kleineren Unternehmen vom Personalmanager oder der Unternehmensführung übernommen wird.
Personalcontroller finden in Unternehmen in nahezu allen Bereichen der Wirtschaft eine Anstellung. Hauptsächlich sind sie in großen Unternehmen mit vielen Mitarbeitern tätig.
Um als HR-Controllerin arbeiten zu können, ist in vielen Fällen ein abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium erforderlich, ggf. mit dem Schwerpunkt Personal. Auch eine Weiterbildung im Bereich Personal ermöglicht die Arbeit in diesem Beruf.
Außerdem gibt es zahlreiche Quereinsteiger mit einem beruflichen Hintergrund aus der Personalwirtschaft oder dem Controlling.
Wer einen beruflichen Aufstieg anstrebt, hat die Möglichkeit, in das zentrale Controlling oder in führende Positionen im Personalbereich zu wechseln. Auch ein Aufstieg zur Teamleiterin des Personalcontrollings oder zur Leiterin des Controllings für den Gesamtbereich ist möglich.
Wichtige Fähigkeiten für eine erfolgreiche Karriere in diesem Beruf sind unter anderem analytisches Denken, Kommunikationsstärke und eine strukturierte Arbeitsweise.