Im Büroalltag fallen jeden Tag viele Aufgaben an. Bürogehilfen und Bürogehilfinnen unterstützen die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Büro bei ihrer täglichen Arbeit. Es handelt sich um einen ehemaligen Ausbildungsberuf, der mittlerweile von dem Beruf Kaufmann bzw. Kauffrau für Büromanagement abgelöst worden ist.
Eine Bürogehilfin assistiert bei vielen verschiedenen Angelegenheiten im Büro. Sie übernimmt beispielsweise den betriebsbezogenen Schriftverkehr und beantwortet telefonische Anfragen. Sie unterstützt Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Büro bei der Erstellung von Statistiken, Präsentationen oder anderen Dateien. Auch andere vorbereitende Maßnahmen für Besprechungen und Meetings können in ihren Aufgabenbereich fallen. Zudem ist sie dafür zuständig, Terminkalender und Urlaubslisten zu führen und Geschäftsreisen ihrer Vorgesetzten zu planen und vorzubereiten. Sie setzt Verträge auf und ist außerdem für allgemeine Verwaltungsaufgaben verantwortlich. So bearbeitet sie die Post, verwaltet Akten, legt verschiedene Schriftstücke ab oder digitalisiert sie.
Darüber hinaus können spezifische Aufgaben je nach Abteilungsbereich auf sie zukommen. Im Rechnungswesen unterstützt eine Bürogehilfin beispielsweise bei Abrechnungsvorgängen, in der Öffentlichkeitsarbeit verwaltet sie Presse- und Informationsverteiler und im Kundendienst betreut sie Kunden, assistiert bei Verkaufsgesprächen oder begleitet ihre Kollegen und Kolleginnen auf Messen.
Bürogehilfen können in Unternehmen nahezu aller Wirtschaftsbereiche arbeiten. Sie können sowohl in der Industrie als auch im Gewerbe oder im Handwerk tätig sein. Versicherungen, Banken, Immobilien- und Verwaltungsbüros sind häufig Arbeitgeber für Bürogehilfen. Aber auch Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung, Verbände, Organisationen und Interessenvertretungen kommen als Einsatzorte infrage.
Um als Bürogehilfe tätig zu werden, konnte bis 1991 eine entsprechende Berufsausbildung absolviert werden. Diese wurde bis 2014 von der Ausbildung zum Kaufmann für Bürokommunikation abgelöst. Seitdem führt die Ausbildung zum Kauffmann für Büromanagement in die Tätigkeit als Bürogehilfe. Doch auch andere kaufmännische Ausbildungen können berufsqualifizierend sein. So können auch Bankkaufmänner oder Bürokaufmänner als Bürogehilfe arbeiten.
Bürogehilfinnen sollten Organisationstalente sein, die außerdem über ein gutes Ausdrucksvermögen verfügen. Während kaufmännisches Denken, Sorgfalt und serviceorientiertes Handeln es ihnen ermöglicht, ihre Arbeit tagtäglich erfolgreich anzugehen, hilft Flexibilität ihnen, sich auf die häufig wechselnden Aufgaben einzustellen.