Hotelkaufleute sind für den reibungslosen Ablauf in Übernachtungsbetrieben zuständig. Hierfür übernehmen sie vor allem kaufmännische Aufgaben in unterschiedlichen Bereichen der Unterkunft, was sie von Hotelfachleuten unterscheidet. Sie organisieren verschiedenste Tätigkeiten im Hotelbetrieb, weisen Personal an, führen die Bücher des Betriebes und kaufen benötigte Materialen ein.
Um das Wohlbefinden der Hotelgäste sicherzustellen, koordinieren Hotelkauffrauen die verschiedenen Bereiche eines Hotels. So übernehmen sie beispielsweise Aufgaben im Service des Hotelrestaurants, kontrollieren die Vorräte im Lager, bestellen gegebenenfalls Waren, nehmen Reservierungen am Hotelempfang entgegen und planen sowie betreuen Veranstaltungen, die im Hotel abgehalten werden. Der Tätigkeitsbereich des Housekeeping umfasst für Hotelkauffrauen zudem das Beziehen von Betten, die Kontrolle der Sauberkeit der Zimmer und die Organisation von Reinigungsarbeiten. Sie planen zudem den Einsatz von Personal und erstellen Dienstpläne. Gegebenenfalls leiten sie auch das Reinigungs- und Küchenpersonal an und vergeben Aufgaben.
Der Unterschied zu Hotelfachleuten liegt im Fokus ihrer Tätigkeiten auf kaufmännische und verwaltende Aufgaben wie die Kalkulation von Preisen, die Kontrolle von anfallenden Kosten und die Bearbeitung eingehender Rechnungen.
Hotelkaufleute finden in Hotels, Pensionen und Gasthöfen Anstellung. Auch andere gastronomische Betriebe können Arbeitsplätze bieten, ebenso wie Unternehmen des Gesundheitswesens (z. B. Privatkliniken oder Kurkliniken) und im Bereich Tourismus (z. B. Reisebüros oder -veranstalter).
Hotelkaufleute, welche sich weiterbilden möchten, können eine Prüfung als Fachwirt oder Fachwirtin im Gastgewerbe abschließen oder ein Studium im Hotelmanagement antreten. Auch der Schritt in die Selbstständigkeit, zum Beispiel durch die Eröffnung eines eigenen Hotels, ist eine Möglichkeit, beruflich den nächsten Schritt zu gehen.
Die Ausbildung zum Hotelkaufmann wird dual innerhalb von drei Jahren im Ausbildungsbetrieb und an einer Berufsschule absolviert. Da sie im Restaurant eines Hotels auch mit Lebensmitteln in Kontakt kommen können, benötigen angehende Hotelkaufleute eine Belehrung und eine Bescheinigung des Gesundheitsamtes.
Die unterschiedlichen kaufmännischen Tätigkeiten erfordern abstrakt-logisches Denken und rechnerische Fähigkeiten. Da das tägliche Geschäft im Hotel zwischenzeitlich sehr hektisch werden kann, ist es essenziell, dass der Hotelkaufmann mit Hektik und Druck gut umgehen kann und auch bei Stress ein freundliches Auftreten gegenüber den Gästen pflegt. Er wird in verschiedenen Bereichen des Hotels eingesetzt, wodurch die Aufgaben immer wieder variieren können. Zudem sind Arbeitszeiten auch an Wochenenden, an Feiertagen und unter Umständen auch nachts üblich. All diese Rahmenbedingungen erfordern Flexibilität.
Im Umgang mit Kunden sind neben Freundlichkeit und service-orientiertem Handeln auch die englische Sprache und gegebenenfalls weitere Fremdsprachen gefragt, da möglicherweise internationale Gäste zu Besuch sind.