Koordinatoren bzw. Koordinatorinnen kontrollieren sowie koordinieren Projekte und sind dabei für die Verbesserung des Arbeitsklimas und der Arbeitsstruktur ihres Teams zuständig. Sie sind Organisationstalent und Netzwerker bzw. Netzwerkerin in Einem und besitzen darüber hinaus Analysefähigkeiten, die ihnen eine optimale Qualitätskontrolle im Projekt ermöglichen.
Verwandte Berufe sind Arbeitsplaner, Supervisor, Prozessmanagerin, IT-Projektleiter, Dienstplanerin, Produktionsplaner, Produktmanagerin, Product Owner und Logistikplanerin.
Wie die Berufsbezeichnung bereits verrät, sind die Hauptaufgaben des Koordinators die Kontrolle und Delegierung von Aktivitäten und Arbeitsprozessen innerhalb seines Teams. Es kann dabei beispielsweise um die Planung von Veranstaltungen und Events gehen, für die der Koordinator die Zielvorhaben festsetzt, eine Erfolgsbilanz misst und eine Budgetkalkulation erstellt.
Der Koordinator erläutert seinem Team das Vorhaben und setzt sich für die Teamziele ein. Er stimmt dabei die einzelnen Bestandteile des Projektes miteinander ab sowie strukturiert und verbindet sie. Zu seinen Aufgaben im Team gehört auch die effiziente Aufgabenverteilung. Ein Koordinator kennt die Stärken seiner Teammitglieder und verteilt die Aufgaben und Sachbereiche entsprechend den vorhandenen Qualifikationen. Darüber hinaus kann auch die Akquise der mitarbeitenden Personen selbst zu seinen Aufgaben gehören. Ein wesentlicher Bestandteil seiner Aufgaben im Team sind auch Entscheidungsförderung und das Unterstützen von Ideen.
Um die Umsetzung eines Projekts überhaupt zu ermöglichen, sorgt der Koordinator für die Einhaltung von Terminen und Zielvorgaben und kontrolliert die Einhaltung der gesetzlichen Bedingungen. Dazu gehören auch die Überwachung von Aufgaben und Prozessen, die Risikobewertung und das Krisenmanagement. Während eines Projekts ist der Koordinator für die Kommunikation zwischen Teammitgliedern, Partnern und Kunden zuständig.
Neben der Planung bewertet der Koordinator außerdem den Erfolg der Projekte, kümmert sich um die Abrechnung der Projektmittel und präsentiert die Ergebnisse.
Koordinatoren leiten Projekte in Unternehmen aller Wirtschaftszweige, Behörden und Organisationen. Je nach Arbeitgeber und Projekt können Dienstreisen zu unterschiedlichen Standorten auf ihn zukommen.
Bei der Berufsbezeichnung Koordinatorin handelt es sich um keinen Ausbildungsberuf. Eine entsprechende Stelle wird in der Regel bei Unternehmen der jeweiligen Branchen oder bei Organisationen und Behörden aus dem jeweiligen Betätigungsfeld rekrutiert. Es ist dennoch von Vorteil, ein Abitur und einen Bachelorabschluss in einem relevanten Fach vorweisen zu können. Bei der Bewerbung in einem Technikunternehmen kann zum Beispiel ein Abschluss in den Fachrichtungen Informatik oder Elektrotechnik vorausgesetzt sein, bei einem Wirtschaftsunternehmen hingegen ein abgeschlossenes Studium mit wirtschaftlichem Schwerpunkt.
Um zur Projektleiterin ernannt zu werden, sollten bereits langjährige Erfahrungen in der jeweiligen Branche vorliegen, da ein umfassender Überblick über die Arbeit notwendig ist. Oft werden die Stellen mit erfahrenen Mitarbeiterinnen des jeweiligen Projekts besetzt. Bei projektfremden Bewerberinnen zählt anderweitige Führungserfahrung. Erfahrung im Umgang mit Projektmanagement-Software zur Strukturierung der Aufgaben wird ebenfalls gerne gesehen. Für die optimale Ausführung des Berufs sind zudem Weiterbildungen in Projektmanagement, Zeitmanagement oder Teammanagement hilfreich.
Eine Koordinatorin hat ein breites Aufgabenspektrum zu bewältigen und trägt dabei die Verantwortung für ihr Team. Es gibt daher neben den fachlichen Kompetenzen eine Vielzahl an persönlichen Anforderungen, die sie erfüllen sollte, um optimale Arbeit leisten zu können.
Als Projektleitung tut sich die Koordinatorin gegenüber ihrem Team durch ihre starke Führungspersönlichkeit hervor. Gleichzeitig ist sie ein personenorientierter Mensch mit ausgeprägter Teamfähigkeit. Sie bezieht Vorschläge der Gruppe in ihre Überlegungen mit ein, kann sich zugleich aber gegenüber unpassenden Ideen positionieren und gegebenenfalls Spannungen im Team beilegen. Eine Koordinatorin erkennt Probleme frühzeitig und findet schnell Lösungen. Sie arbeitet selbstständig, detailgenau, zuverlässig und strukturiert.
Für Projekte, die an mehreren Standorten stattfinden, sind außerdem ein Führerschein und Reisebereitschaft gefragt. Darüber hinaus sind bei der Mitarbeit an internationalen Projekten fließende Englischkenntnisse erforderlich. In der Regel werden obendrein EDV-Kenntnisse in MS Office-Produkten und in Softwarelösungen für Projektmanagement und Terminmanagement vorausgesetzt. Ein ruhiges und selbstbewusstes Auftreten sowie Einsatzbereitschaft und Eigeninitiative runden die Führungsqualitäten der Koordinatorin ab.