Ein Einkaufsassistent bzw. eine Einkaufsassistentin fungiert als rechte Hand der Einkaufsleitung und unterstützt diese systematisch bei allen Schritten der Beschaffung. Er oder sie erfüllt zuarbeitende Aufgaben und entlastet den Einkäufer im Tagesgeschäft, agiert aber gleichzeitig auch innerhalb eines eigenständigen Verantwortungsbereiches und nimmt koordinative sowie organisatorische Pflichten wahr.
Die enge Zusammenarbeit mit allen Abteilungen ist essenziell für eine wirkungsvolle Materialbeschaffung – eine Einkaufsassistentin ist somit für die Abfrage des existierenden Bedarfs sowie des vorhandenen Budgets zuständig, damit alle Anforderungen zuverlässig erfüllt werden können. Gleichzeitig besteht ein fortwährender und enger Kontakt zur gesamten Supply Chain: Im Zuge der Lieferantenabwicklung und –kommunikation werden Ordertermine organisiert und durchgeführt, der Bestellvorgang koordiniert sowie die Preisrealisierung bei Verhandlungen festgesetzt. Ebenso können Verantwortlichkeiten bei der Gestaltung und dem Abschluss von Verträgen zum Anforderungsbereich gehören.
Neben der Aufrechterhaltung von harmonischen Beziehungen zu allen Zulieferern behält eine Einkaufsassistentin jedoch auch sämtliche aktuellen Marktentwicklungen im Blick, führt Analyse- oder Rechercheaufgaben durch und vergleicht etwaige Angebote oder Verkäufer. Hierzu ist sie stetig bei Messen und Events präsent und kontaktiert Medien und Veranstalter, um rechtzeitig auf neue Wettbewerbssituationen oder Lieferquellen reagieren zu können.
Zuletzt sorgt eine Einkaufsassistentin für den reibungslosen Ablauf aller operativen und administrativen Arbeitsschritte. Sowohl die Überwachung von Lieferterminen, Einkaufsplänen und der Materialverwaltung als auch die Abrechnung von Wareneingängen oder die Einpflege von Stammdaten stehen auf der Tagesordnung. Weitere Tätigkeiten, welche von einer Einkaufsassistentin übernommen werden können, sind etwa der Abgleich und die Archivierung von Auftragsbestätigungen sowie die Erstellung von Beschaffungsanfragen.
Als Schnittstelle zwischen den Abteilungen eines Unternehmens und der Zuliefererkette kommt der Einkaufsassistentin folglich eine Schlüsselrolle zu: In Absprache mit dem vorgesetzten Einkäufer nutzt sie umfangreiches Branchen- und Trendwissen, um das gesamte Team bei der Optimierung bestehender Beschaffungswege wie auch bei der Erschließung neuer Geschäftskanäle zu unterstützen.
Ein professioneller Einkauf wird in allen Wirtschaftszweigen benötigt, daher stehen einer Einkaufsassistentin sämtliche Branchen offen. Üblich ist eine Beschäftigung in Handels-, Industrie- oder Dienstleistungsunternehmen; überdies ist ebenso eine Tätigkeit im Medizin- und Pharmaziebereich oder in Verbänden und Organisationen möglich.
Voraussetzung für eine Arbeit als Einkaufsassistent ist mindestens eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Groß- und Außenhandelskaufmann. Auch eine zusätzliche Weiterbildung zum Fachwirt kann hilfreich sein. Ein weiterer Zugangsweg in den Beruf ergibt sich durch ein fachlich passendes Studium, beispielsweise durch einen Bachelorabschluss in Betriebswirtschaft.
In jedem Falle stellen kommunikative Fähigkeiten eine unerlässliche Kernkompetenz dar; insbesondere ausgeprägtes Verhandlungsgeschick ist oftmals gefragt. Da gerade bei international operierenden Unternehmen viel mit Ansprechpartnern außerhalb des Landes kommuniziert wird, können Fremdsprachenkenntnisse die eigenen beruflichen Perspektiven stark verbessern: Zumindest sichere Englischkenntnisse sind jedoch fast immer zwingend.