Projekteinkäufer bzw. Projekteinkäuferinnen kümmern sich um Prozesse rund um den Projekteinkauf. Sie planen Projekte, erarbeiten Strategien und erwerben Güter. Gleichzeitig fungieren sie als Schnittstelle zwischen den Abteilungen und sorgen dafür, dass ihre Aufgaben aufeinander abgestimmt sind.
Der Projekteinkäufer ist nicht mit dem Serieneinkäufer zu verwechseln. Während der Serieneinkäufer alle Güter beschafft, die zur Serienproduktion benötigt werden, kauft der Projekteinkäufer die Anschaffungen, die vor einem Serienanlauf gebraucht werden.
Ähnliche Berufe sind operativer Einkäufer, strategische Einkäuferin, Commodity-Einkäufer, technische Einkäuferin oder Projektcontroller.
Der Verantwortliche für die reibungslose Planung und Durchführung von Projekten ist der Projekteinkäufer. Er sorgt dafür, dass alle notwendigen Schritte unternommen werden, damit die Projekte angegangen werden können. Er begleitet den Prozess der Ideenfindung, spezifiziert Produkteigenschaften und setzt Maßnahmen zur Kostenreduzierung um. Zeitgleich versichert er, dass gesetzliche Anforderungen eingehalten werden und die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens erhalten bleibt. Außerdem kümmert er sich um die Aushandlung verbindlicher Verträge für Kunden und die Beschaffung von Komponenten zu den besten Konditionen.
Der Projekteinkäufer arbeitet sehr eng mit anderen Abteilungen zusammen. Er unterstützt das Entwicklungsteam bei der Gestaltung des Produkts. Dabei stellt er sicher, dass die Entwicklungs- und Einkaufsaufgaben aufeinander abgestimmt sind und er sein Interesse vertreten kann. Er gibt Bestellungen auf, organisiert Musterteile und beurteilt die Absicherung der Qualität, Kapazität und der Prozesse. Gemeinsam mit dem Commodity-Einkäufer bearbeitet er Anfragen, führt Vertragsverhandlungen durch oder trifft Lieferentscheidungen. Letztendlich entscheidet er auch, wie viele Aufträge das Unternehmen annimmt.
Weiterhin erstellt der Projekteinkäufer Investitionspläne, plant Termine und legt Kriterien für die Qualität und Freigabe der Projekte fest. Er beschafft Materialien und wertet diesbezüglich Angebote aus. Ansonsten erstellt er Liefer- und Logistikverträge, vereinbart Konditionen mit den Kunden und steht ihnen bei Fragen zur Verfügung. Ein weiterer zentraler Aufgabenbereich ist die Pflege von Daten, zum Beispiel von Materialien oder Lieferanten, in Systemen wie SAP.
Die Projekteinkäuferin arbeitet klassischerweise in Unternehmen unterschiedlichster Wirtschaftsbereiche. Jedoch können sie auch bei Service-Dienstleistern, beispielsweise im IT-Bereich, angestellt sein, solange sie Güter und Waren beschaffen müssen. Besonders häufig sind Projekteinkäuferinnen in der Fahrzeugindustrie beschäftigt.
Weitere Beschäftigungsbranchen sind:
Es gibt keine Berufsausbildung als Projekteinkäufer, vielmehr sollten Interessenten eine abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung mitbringen. Auch ein Studienabschluss, beispielsweise in Wirtschaftsingenieurwesen oder Betriebswirtschaftslehre, ermöglicht Bewerbern einen Einstieg in diesen Beruf.
Viel wichtiger als der Abschluss ist jedoch eine mehrjährige Berufserfahrung im strategischen Einkauf oder Vertrieb, da dieser Job ein tiefes Verständnis für Arbeits- und Produktionsprozesse voraussetzt. Interessenten sollten Erfahrungen im Projektmanagement, in der Verhandlungsführung und im (internationalen) Projekteinkauf mitbringen.
Aufgrund des hohen Verantwortungsgrades ähnelt die Arbeit als Projekteinkäuferin der einer Führungskraft. Sie muss ein gutes Grundverständnis für Projektabwicklungen, Einkaufsvorgänge und die Prozesse in einem Unternehmen haben. Gleichzeitig muss sie durchsetzungsfähig sein und gutes Verhandlungsgeschick beweisen.
Aufgrund der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Abteilungen ist die Projekteinkäuferin äußerst teamfähig. Sie ist lernbereit, denkt unternehmerisch und arbeitet strukturiert und ergebnisorientiert. In neue Arbeitsprozesse arbeitet sie sich schnell ein und passt sich auch den unterschiedlichen Verhandlungsbedingungen an. Während Verhandlungen erweist sich die Projekteinkäuferin als kommunikativ und kundenorientiert.
Bei der Analyse von anstehenden Projekten geht die Projekteinkäuferin stets analytisch vor und handelt lösungsorientiert. Sie hat ein ausgeprägtes technisches Know-how und kennt sich gut mit Enterprise-Resource-Planning-Systemen (ERP) aus. Ein weiteres Muss sind verhandlungssichere Englischkenntnisse und Reisebereitschaft, um mit internationalen Kundinnen zu agieren. Im besten Fall kann sie längere Auslandserfahrung vorweisen.