Ein kompetenter Service steht für eine gelungene Firmenkommunikation und kann reibungslose Abläufe sowie nachhaltige Kundenbindung bewirken. Service Agents korrespondieren über unterschiedliche Kanäle mit der Abnehmerschaft und bieten Unterstützung bei allen Fragen und Vorgängen in Bezug auf die Leistungen eines Unternehmens. In der Regel sind sie im Kundenservice tätig, weshalb Customer Service Agent, Sachbearbeiterin im Kundendienst oder Service Desk Agent gebräuchliche Bezeichnungen für den Beruf der Service Agent sind.
Customer Service Manager, Kundenbetreuerinnen, Customer-Care-Manager und Call Center Agents führen zum Teil sehr ähnliche Tätigkeiten aus wie Service Agents.
Als erster Kontaktpunkt zwischen Abnehmer und Unternehmen nimmt der Service Agent alle eingehenden Anfragen entgegen, die ihn via E-Mail, Hotline oder Live-Chat erreichen. Er erfasst die konkrete Forderung des Kunden am anderen Ende des Kanals und leitet entsprechende Maßnahmen ein.
Klassischerweise beantwortet er Fragen bezüglich der Produkte und Zusatzleistungen seiner Firma, weshalb er über alle aktuellen Dienste im Bilde sein muss. So gibt er beispielsweise Support bei Bestellvorgängen, Retoure und Stornierung oder Anmeldeprozessen. Er erteilt Auskunft über Verträge und Tarife, nimmt Beschwerden und Reklamationen entgegen oder stellt Rechnungen aus. Der Service Agent hat ebenfalls die Möglichkeit, sich auf einen bestimmten Bereich zu spezialisieren und kann zum Beispiel im IT-Service technische Problemstellungen lösen und Kunden bei Schwierigkeiten weiterhelfen.
Bei komplexeren Angelegenheiten setzt sich der Service Agent mit beteiligten Firmenbereichen oder Dienstleistern in Verbindung und sucht nach einer individuellen Lösung. Als Repräsentant der Firma gegenüber dem Kunden hinterlässt er einen bleibenden Eindruck, wodurch er die Möglichkeit hat, Kundschaft durch qualifizierten Service von der Attraktivität seines Unternehmens zu überzeugen. Administrative Tätigkeiten wie die Auftragsverwaltung, Datenpflege sowie die Dokumentation der Anfragen gehören ebenfalls zum täglichen Aufgabenbereich eines Service Agents.
Nahezu jedes Unternehmen bedient einen Kundenservice, weshalb die Service Agent in allen Bereichen der Wirtschaft tätig werden kann. In der Regel ergänzt sie ein Customer Service Team und nimmt Anfragen per Telefon, E-Mail sowie Live-Chat entgegen.
Voraussetzung für die Tätigkeit als Service Agent ist eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, zum Beispiel als Kaufmann für Büromanagement oder Industriekaufmann. Ein betriebswirtschaftlicher Studienabschluss qualifiziert ebenfalls für diese Position. Erfahrung im Bereich Kundenbetreuung sowie branchenspezifische Fachkenntnisse sind vorteilhaft, ebenso wie Englischkenntnisse.
Mit entsprechender beruflicher Erfahrung oder durch eine Weiterbildung, etwa im Bereich Marketing und Vertrieb, kann ein Service Agent zum Kundendienstleiter oder Head of Customer Service aufsteigen oder beispielsweise den Beruf eines Account Managers ergreifen.
Die Arbeit im Kundendienst erfordert eine einwandfreie sprachliche sowie schriftliche Ausdrucksfähigkeit. Eine Service Agent sollte sozialkompetent und kundenorientiert sein und auch in komplizierten Situationen stets Professionalität und Geduld bewahren. Sie besitzt eine schnelle Auffassungsgabe, ist kommunikationsstark und handelt lösungsorientiert und strukturiert. Der ständige Kontakt zu Kundinnen und Mitarbeiterinnen setzt Konzentrationsfähigkeit sowie eine gute Eigenorganisation und Teamfähigkeit voraus.