Dass Produkte von Unternehmen schlechte Bewertungen erhalten, gehört oft zur Tagesordnung. Sachbearbeiter und Sachbearbeiterinnen des Beschwerdemanagements befassen sich mit diesen Beschwerden und versuchen, die Kunden zu beschwichtigen und für eine höhere Kundenzufriedenheit zu sorgen. Um das Image des Beschwerdemanagements zu verbessern, wird es manchmal auch Feedbackmanagement genannt.
Sachbearbeiter und Sachbearbeiterinnen in anderen Branchen und Fachbereichen übernehmen ähnliche Aufgaben. Zum Beispiel führen Exportsachbearbeiter, Kaufmännische Sachbearbeiterinnen oder Personalsachbearbeiter vergleichbare Tätigkeiten aus.
Sachbearbeiterinnen im Beschwerdemanagement beobachten die Produktbewertungen ihres Unternehmens in ihrem eigenen Onlineshop und auf Onlinemärkten von Drittanbietern. Sie filtern die negativen Bewertungen heraus und nehmen Kontakt mit den Verfasserinnen auf, um die Rezensionen nachzuvollziehen. Daraufhin versuchen sie, die Kundinnen zu besänftigen, indem sie möglichst schnell reagieren und Lösungsansätze anbieten. Dies kann beispielsweise dadurch geschehen, dass beschädigte Produkte ersetzt werden oder mangelhafte Produkte auf andere Weise entschädigt werden, etwa durch Gutscheine, Gutschriften oder Ähnliches.
Im Kundenkontakt sind sie zudem immer darauf bedacht, möglichst zuvorkommend aufzutreten und die Kundinnen davon zu überzeugen, auch in Zukunft bei diesem Unternehmen einzukaufen. Das Beschwerdemanagement bezieht sich ebenfalls auf den telefonischen Kundenkontakt und den Onlinechat. In diesem Fall kümmern sie sich um die individuelle Kundenberatung bei Fragen und Problemen und versuchen, den Kunden bestmöglich zu helfen.
Es ist aber nicht nur die Aufgabe von Sachbearbeiterinnen Beschwerden aufzunehmen und zu bearbeiten, sie geben das Kunden-Feedback zudem an die Mitarbeiterinnen in der Produktentwicklung weiter. So sorgen sie dafür, dass in Zukunft weniger Probleme mit Produkten des Unternehmens auftreten.
Sachbearbeiter im Feedbackmanagement können in fast allen Branchen und Unternehmen arbeiten. Häufige Anstellungsmöglichkeiten finden sich beispielsweise bei technischen Unternehmen, die etwa elektronische Geräte verkaufen oder auch bei Dienstleistern, Versicherungen, Krankenkassen oder Banken.
Grundsätzlich ist für den Beruf von Sachbearbeiterinnen im Beschwerdemanagement eine kaufmännische Ausbildung erforderlich. Vor allem eine Ausbildung zur Versicherungskauffrau bietet sich hierfür an, aber auch andere kaufmännische Berufe können einen guten Einstieg bieten. Relevante kaufmännische Kenntnisse aus der Ausbildung sind beispielsweise:
Sachbearbeiter im Beschwerdemanagement haben ständig Kontakt mit Kunden und müssen mit diesen kommunizieren. Dafür sollten sie sich sprachlich sicher und gepflegt ausdrücken können. Im besten Fall können sie ebenfalls auf Englisch sicher kommunizieren oder beherrschen weitere Fremdsprachen. Dies kann sich besonders bei internationalen Unternehmen als wertvoll erweisen. Weiter sind fachspezifische Kenntnisse über die Produkte oder Angebote ihres Unternehmens hilfreich, damit sie den Kunden eine qualifizierte Beratung anbieten können. Bei individuellen Fragen ist es außerdem wichtig, genau zu arbeiten und eine individuelle Lösung bereitzustellen, die die Kunden zufriedenstellt.